Was Ihre Pflegekasse beim Beratungseinsatz nach §37 SGB XI verlangt
Für den Beratungseinsatz nach §37 SGB XI erwartet Ihre Pflegekasse einen fristgerechten Nachweis auf einem bundeseinheitlichen Formular. Diese Seite erklärt, welcher Nachweis bei der Kasse eingeht, wer ihn einreicht, was die Kasse mit und ohne Ihre Einwilligung erfährt und was passiert, wenn der Nachweis ausbleibt.
Herausgegeben von der Pflegedienst Frankfurt eteros GmbH – zugelassener Pflegedienst (IK 460613808), seit 30 Jahren in Frankfurt am Main.
Für den Beratungseinsatz nach §37 SGB XI verlangt Ihre Pflegekasse einen fristgerechten Nachweis auf einem bundeseinheitlichen Formular. Diesen Nachweis stellt die Beratungsperson aus und übermittelt ihn – in der Regel elektronisch – direkt an die Pflegekasse. Pflegebedürftige, die ausschließlich Pflegegeld beziehen (Pflegegrad 2 bis 5), müssen ihn nicht selbst einreichen.
Was der Beratungseinsatz überhaupt ist, lesen Sie unter Was ist der Beratungseinsatz nach §37?. Diese Seite nimmt die Sicht Ihrer Pflegekasse ein: welche Formalitäten rund um den Nachweis gelten.
Welcher Nachweis geht an die Pflegekasse?
Für den Nachweis nutzen alle Kassen dasselbe Dokument: den „Nachweis über einen Beratungsbesuch nach §37 Abs. 3 SGB XI“. Es ist ein bundeseinheitliches Formular, das der GKV-Spitzenverband und der Verband der privaten Krankenversicherung gemeinsam herausgeben (aktueller Stand 22.11.2024). Das Gesetz sieht dieses einheitliche Formular ausdrücklich vor (§37 Abs. 4 S. 2 SGB XI). Erfasst werden unter anderem:
- Angaben zur pflegebedürftigen Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Pflegeversichertennummer)
- Datum und Uhrzeit des Besuchs sowie der Vermerk, falls die Beratung auf Wunsch per Video erfolgt ist
- die Einschätzung der Pflege- und Betreuungssituation und die Angabe, ob die Pflege sichergestellt ist
- angeregte Maßnahmen und der Hinweis auf die Pflegeberatung nach §7a
- die Einwilligungserklärungen sowie die Unterschriften und das Institutionskennzeichen (IK) der berechtigten Stelle
Quelle: §37 Abs. 4 SGB XI, gesetze-im-internet.de; einheitliches Nachweisformular (Stand 22.11.2024) (Abruf 17.07.2026)
Wer reicht den Nachweis ein – und wie?
Den Nachweis reichen nicht Sie selbst ein, sondern die Beratungsperson: Sie bestätigt die Durchführung und übermittelt das Formular an Ihre Pflegekasse. Das Gesetz gibt dafür die elektronische Übermittlung vor – „im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern“ (§37 Abs. 4 S. 3 SGB XI). Ein Durchschlag des Formulars verbleibt bei Ihnen.
Auch die Pflegekassen beschreiben das so: Die Barmer etwa erhält den Nachweis vom Pflegedienst oder der Beratungsstelle, nicht vom Versicherten. Wie ein Termin bis zu diesem Nachweis abläuft, zeigt der Beitrag So läuft der Beratungseinsatz ab.
Wie Sie sich gut auf den Termin vorbereiten, zeigt unsere Checkliste zur Vorbereitung.
Quelle: §37 Abs. 4 S. 1 und S. 3 SGB XI, gesetze-im-internet.de; BARMER – Beratungseinsatz (Abruf 17.07.2026)
Was Ihre Kasse mit und ohne Ihre Einwilligung erfährt
Nicht alle Angaben aus dem Beratungseinsatz gehen automatisch an Ihre Kasse. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der reinen Durchführungsbestätigung und den inhaltlichen Angaben:
| Angabe aus dem Beratungseinsatz | Geht an die Pflegekasse |
|---|---|
| Dass der Beratungsbesuch stattgefunden hat (Durchführungsbestätigung) | Immer – das ist die Voraussetzung für Ihr Pflegegeld |
| Einschätzung, dass eine Pflegeberatung nach §7a angezeigt ist | Immer, auch ohne Ihre Einwilligung (§37 Abs. 4 S. 4) |
| Bei akuter Gefahr im Verzug: dass die Pflege nicht sichergestellt ist | Ohne Ihre Einwilligung |
| Inhaltliche Einschätzungen der Pflegesituation und empfohlene Maßnahmen | Nur mit Ihrer Einwilligung |
Die Durchführungsbestätigung können Sie also nicht „wegdrücken“ – ohne sie zahlt die Kasse kein Pflegegeld. Über die inhaltlichen Einschätzungen bestimmen dagegen Sie: Eine Ablehnung bringt keine Nachteile; eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Quelle: §37 Abs. 4 S. 1 und S. 4 SGB XI, gesetze-im-internet.de; einheitliches Nachweisformular (Stand 22.11.2024) (Abruf 17.07.2026); GKV-Empfehlungen nach §37 Abs. 5 SGB XI, Ziff. 4.2 (Stand 03.07.2024)
Was die Pflegekasse prüft und erwartet
Ihre Kasse erwartet den Nachweis fristgerecht bis zum Ende des jeweiligen Kalenderhalbjahres. Wie oft der Beratungseinsatz je Pflegegrad Pflicht ist und welche Zeitfenster genau gelten, lesen Sie unter Fristen und Häufigkeit des Beratungseinsatzes.
Außerdem erkennt die Kasse den Nachweis nur an, wenn er von einer berechtigten Stelle stammt – etwa einem zugelassenen Pflegedienst oder einer anerkannten Beratungsstelle (§37 Abs. 3b und Abs. 8 SGB XI). Wer den Beratungseinsatz durchführen darf und welche Qualifikation dahintersteht, erfahren Sie unter Pflegeexperten nach §37 – wer den Beratungseinsatz durchführen darf.
Quelle: §37 Abs. 3 S. 1 sowie Abs. 3b und Abs. 8 SGB XI, gesetze-im-internet.de (Abruf 17.07.2026)
Was passiert, wenn der Nachweis fehlt?
Ruft eine pflegebedürftige Person die Beratung nicht ab, muss die Pflegekasse das Pflegegeld angemessen kürzen und im Wiederholungsfall entziehen. Das ist eine gesetzliche Vorgabe (§37 Abs. 6 SGB XI); die genaue Höhe der Kürzung ist im Gesetz nicht beziffert.
In der Praxis der Kassen läuft es meist so ab: Geht kein Nachweis ein, folgt ein Erinnerungsschreiben und eine kurze Nachfrist (bei einzelnen Kassen wie der Barmer rund drei Wochen). Erst danach greift die Kürzung. Was genau gekürzt wird, wie das Pflegegeld wiederhergestellt wird und welche Stichtage gelten, lesen Sie unter Fristen und Häufigkeit.
Quelle: §37 Abs. 6 SGB XI, gesetze-im-internet.de; Kassenpraxis: BARMER – Beratungseinsatz (Abruf 17.07.2026)
Verlangt jede Pflegekasse dasselbe – und wer trägt die Kosten?
Im Kern ist alles bundeseinheitlich geregelt. Es gibt kein kassen-eigenes Nachweisformular: Alle gesetzlichen Pflegekassen und die privaten Versicherer nutzen dasselbe bundeseinheitliche Formular. Auch der Weg ist gesetzlich vereinheitlicht. Die Praxis-Unterschiede sind gering und organisatorischer Natur – so akzeptiert etwa die Barmer den Nachweis bei Zeitdruck per Fax, und die Erinnerungsfristen der Kassen variieren leicht. Eine Rangfolge „bei Kasse X ist es einfacher“ gibt es nicht.
Die Kosten des Beratungseinsatzes trägt Ihre Pflegekasse (bei privat Versicherten das Versicherungsunternehmen); für Sie ist er kostenfrei (§37 Abs. 3c SGB XI). Rund um das Pflegegeld selbst finden Sie weitere Hinweise in unseren Pflegegeld-Tipps zum Beratungseinsatz §37.
Quelle: §37 Abs. 3c und Abs. 4 S. 2 SGB XI, gesetze-im-internet.de; Kostenfreiheit und Fax-Praxis: BARMER – Beratungseinsatz (Abruf 17.07.2026)
Beratungseinsatz und Nachweis in Frankfurt und der Rhein-Main-Region
In Frankfurt und der Rhein-Main-Region gehört der Beratungseinsatz für viele Familien zur häuslichen Pflege. Die gute Nachricht für die Formalitäten: Um den Nachweis an Ihre Pflegekasse müssen Sie sich nicht selbst kümmern – das übernimmt die berechtigte Stelle, die den Einsatz durchführt.
eteros ist als zugelassener Pflegedienst seit 30 Jahren in Frankfurt am Main tätig, führt Beratungseinsätze nach §37 in Frankfurt und der Rhein-Main-Region bei Ihnen zu Hause durch und übermittelt den Nachweis an Ihre Pflegekasse. Wenn Sie einen Termin wünschen, können Sie direkt Ihren Beratungseinsatz in Frankfurt buchen.
Nachweis inklusive – Beratungseinsatz in Frankfurt vereinbaren
Hinterlassen Sie uns Ihre Rufnummer – wir rufen Sie am nächsten Werktag zwischen 9:00 und 16:00 Uhr an. Kostenfrei und unverbindlich.
Häufige Fragen zu den Pflegekassen-Anforderungen
Muss ich den Nachweis über den Beratungseinsatz selbst bei meiner Pflegekasse einreichen?
Nein. Die Beratungsperson – bei einem ambulanten Dienst also Ihr Pflegedienst – bestätigt die Durchführung und übermittelt den Nachweis in der Regel elektronisch direkt an Ihre Pflegekasse. Sie behalten Ihren Durchschlag.
Verlangt jede Pflegekasse dasselbe Formular?
Ja. Es gibt ein bundeseinheitliches Formular, den „Nachweis über einen Beratungsbesuch nach §37 Abs. 3 SGB XI“, das der GKV-Spitzenverband und die privaten Versicherer gemeinsam herausgeben. Kassen-eigene Formulare gibt es nicht.
Was passiert, wenn der Nachweis bei meiner Kasse fehlt?
Ihre Kasse erinnert Sie in der Regel und setzt eine kurze Nachfrist. Bleibt der Nachweis aus, muss sie das Pflegegeld angemessen kürzen und im Wiederholungsfall entziehen (§37 Abs. 6 SGB XI). Was genau gekürzt wird und wie Sie das Pflegegeld zurückbekommen, ist Thema des Beitrags zu Fristen und Häufigkeit.
Erinnert mich die Pflegekasse an den Beratungseinsatz?
In der Praxis ja: Geht bis zum Ende des Kalenderhalbjahres kein Nachweis ein, verschicken die Kassen meist ein Erinnerungsschreiben mit einer kurzen Nachfrist (bei einzelnen Kassen wie der Barmer rund drei Wochen). Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht – buchen Sie den Termin früh im Halbjahr.
Kann ich bestimmen, welche Angaben aus dem Beratungseinsatz an meine Kasse gehen?
Teilweise. Dass der Besuch stattgefunden hat (die Durchführungsbestätigung), geht immer an Ihre Kasse – das ist die Voraussetzung fürs Pflegegeld. Die inhaltlichen Einschätzungen (ist die Pflege sichergestellt, empfohlene Maßnahmen) werden nur mit Ihrer Einwilligung übermittelt. Ohne Einwilligung gehen darüber hinaus nur zwei Angaben an die Kasse: dass aus Sicht der Beratungsperson eine Pflegeberatung nach §7a angezeigt ist, und – bei akuter Gefahr im Verzug – dass die Pflege nicht sichergestellt ist. Eine Ablehnung bringt keine Nachteile; eine erteilte Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.